Word

In veel kantooromgevingen hebben werknemers te maken met de Microsoft-programma’s Word, Excel en PowerPoint. De meeste mensen kunnen zich prima redden met de basiskennis  die ze hebben. Maar we geven toch wat tips en tricks om er beter en sneller mee te werken. U zult zien dat de programma’s nog vele extra mogelijkheden bieden. Word is het meest gebruikte programma van Microsoft. Het is gemaakt voor tekstverwerking en er zijn heel veel handigheidjes in verwerkt waarvan de meeste gebruikers niet op de hoogte zijn. In deze Special Office een kleine aanzet.

Datum toevoegen in Word
U kunt de datum in een Word-document heel snel toevoegen: shift+alt+d tegelijk indrukken en de datum wordt toegevoegd en automatisch aangepast aan de systeemdatum.

Verwijzingen in Word
Het is handig om in een rapport verwijzingen toe te voegen. Gebruik hiervoor zogenaamde kruisverwijzingen, want die passen zich automatisch aan zodra u één ding verandert. Kijk in het menu ‘Invoegen’ onder ‘Verwijzing’. Andere mogelijkheden in dit menu zijn het maken van een automatische inhoudsopgave of het invoegen van een afbeelding.

Woorden tellen in Word
Wellicht maakt u wel eens teksten die een maximaal aantal woorden mogen bevatten. Het zou erg veel werk zijn om al die woorden steeds te gaan tellen, daarom is een handige functie toegevoegd via het menu ‘Extra’. Klik daarin op ‘Woorden tellen’ en u krijgt het totale aantal te zien en het aantal leestekens die u in- en exclusief spaties heeft gebruikt. Dat scheelt veel telwerk!

Wijzigingen bijhouden in Word
Als u regelmatig teksten schrijft die door andere personen worden nagekeken of aangevuld, dan is het handig om gebruik te maken van de functie ‘Wijzigingen bijhouden’ in het menu ‘Extra’. Dan blijft u altijd zien wie wat veranderd heeft en kunt u kiezen of u de wijzigingen accepteert of niet. Dit laatste kan via de speciale menubalk bovenaan de pagina. Hier kunt u niet alleen kiezen om één wijziging wel of niet te accepteren, ook de rest van de wijzigingen in het document kunt u in één keer verwerpen of juist doorvoeren. Dit kan ook door op het aangepaste woord te gaan staan en via uw rechter muisknop ‘Invoegen/verwijdering accepteren/negeren’ te kiezen. Een andere optie in de speciale menubalk is het invoegen van opmerkingen. Hiermee kunt u op papier een vraag stellen of een aanmerking maken, zonder gelijk de tekst te veranderen. Via de menubalk of de rechter muisknop kunt u de opmerking verwijderen. Let er natuurlijk wel op dat u alle aanpassingen verwerkt en de functie ‘Wijzigingen bijhouden’ weer uitzet voordat u het document opslaat. Anders kunnen ontvangers die de optie aan hebben staan precies uw wijzigingen terugzien. En dat zou vervelend zijn als u bijvoorbeeld een persbericht of rapport verstuurt na inzage en aanpassingen van meerdere mensen. De opmerkingen kunnen interne, soms vertrouwelijke informatie bevatten!

Bron: Special Office nr. 6 2008