Excel

We gaan ervanuit dat de meeste gebruikers van Excel weten om te gaan met het programma en dus ook met de rekenmogelijkheden die het biedt. Toch denken we nog wat nuttige en simpele tips toe te kunnen voegen.

Beveiligen van Excel-pagina’s
U kunt werkbladen beveiligen, als geheel of gedeeltelijk. Klik hiervoor in het menu ‘Extra’ en dan op ‘Beveiliging’. Dit voorkomt misverstanden als u bijvoorbeeld totaalprijzen berekent. Nu hoeft u zo min mogelijk in te vullen om complete, automatische berekeningen te krijgen. U kunt de beveiling zelfs op cel-niveau vastleggen. Hiervoor kunt u ook een wachtwoord gebruiken. Dan weet u tenminste zeker dat u alleen – en iedereen die uw wachtwoord kent – het bestand kan wijzigen.

Sorteren in Excel
Hoe handig is het niet als u bepaalde gegevens bij bepaalde bedrijven kunt combineren. Hiervoor is een tool ontwikkeld, namelijk het sorteren. Klik hiervoor in de menubalk bovenaan op ‘Data’ en dan op ‘Sorteren’. Selecteer eerst alle gegevens die u gesorteerd wilt hebben. Denk erom dat u hierbij alle kolommen selecteert die bij het betreffende bedrijf horen, anders zet het programma alleen de balk met bijvoorbeeld adresgegevens in een volgorde, terwijl het juist om de combinatie met de bedrijfsnaam gaat. Wilt u specifiekere informatie? Dan kunt u filteren op een tweede of zelfs derde kolom. Klik op de pijl naast een kop in elke willekeurige kolom om een filter toe te passen. Zo vindt u bijvoorbeeld al uw klanten in een postcodegebied die regulier uw nieuwsbrief ontvangen.

Rijen blokkeren in Excel
Als u met een groot werkblad werkt, is het handig om titels te blokkeren. Zodra u vervolgens naar beneden of rechts scrolt, blijft u ten allen tijde de titelbalken zien. Zo weet u onderaan het werkblad precies waar u mee bezig bent. Als u rijen wilt vergrendelen, selecteert u de rij waarboven u de splitsbalk wilt invoegen. Als u kolommen wilt vergrendelen, selecteert u de kolom rechts van de plaats waar u de splitsbalk wilt invoegen. Wilt u ze allebei vergrendelen? Dan klikt u op de cel onder en rechts van de plaats waar u de splitsbalk wilt invoegen. Eenvoudig!

Werkblad printen
Als u regelmatig een werkblad uitprint, is het nuttig een knop toe te voegen in het werkblad, waarmee eenvoudig en snel geprint kan worden. Onder ‘Beeld’ en dan ‘Werkbalken’ kiest u voor ‘Formulieren’. Vervolgens kiest u voor de printfunctie en automatisch plaatst het systeem deze op het werkblad zelf. Daarna kunt u een macro opnemen (‘Extra’ > ‘Macro opnemen’ > ‘OK‘). Voer precies de printhandelingen uit (‘Bestand’ > ‘Afdrukken’ > ‘OK’) en druk op ‘Stop’ binnen het macro-scherm. Vervolgens wijst u de macro toe aan de knop via het rechter muisknopmenu ‘op je werkblad’ en ‘macro toewijzen’. U ziet de macro dan in de lijst. Klik hierop en dan op ‘OK ‘.